Wissen, was Mitarbeitende tun und wieviel Zeit sie dafür benötigen
Eines der einfachsten Instrumente, um die Arbeiten und den Zeitbedarf deiner Mitarbeiter*innen einschätzen zu können, ist die Aufgabenliste. Diese ist nicht zu verwechseln mit der normalen Aufgabenbeschreibung. In organisierten Unternehmen existiert für jede Funktion eine Aufgabenbeschreibung, die in der Personalabteilung hinterlegt ist und in Abstimmung mit den Führungskräften und den betreffenden Mitarbeiter*innen regelmäßig aktualisiert wird. Idealerweise erfolgt die Anpassung einmal im Jahr im Zusammenhang mit dem Jahresgespräch. Kommt es zu massiven Veränderungen der Aufgaben, weil Mitarbeitende neue Aufgaben hinzubekommen, sollte die Anpassung auch unterjährig erfolgen. Oft wird die Aktualisierung von den Vorgesetzten hinausgezögert, weil es andere Prioritäten gibt. Die Bearbeitung verschiebt sich. Für Mitarbeitende ist sie jedoch außerordentlich bedeutsam und wichtig. Es ist nicht nur eine Frage der Wertschätzung, sondern auch der Sicherheit. Auch die Einstufung der Stelle hängt davon ab. Anhand der regelmäßigen Aufgabenbeschreibung kann die Personalabteilung bei Bedarf eine Stellenanzeige formulieren und Entscheidungen bei der Einstufung in Tarife in Abstimmung mit dem Betriebsrat treffen. Ist die Aufgabenbeschreibung aktuell, ist der Mitarbeiter damit auf der sicheren Seite. Sorge dafür, dass deine Mitarbeiter*innen jederzeit über eine aktuelle Aufgabenbeschreibung in ihrer Personalakte verfügen. Die Aufgabenbeschreibung erleichtert es der Personalabteilung — im Falle einer Stellenausschreibung — die richtigen Inhalte und Anforderungen für Bewerber*innen zu formulieren.
Da die Aufgabenbeschreibung jedoch nur eine grobe Beschreibung der tatsächlich auszuführenden Aufgaben enthält, lässt sich damit in der Praxis nicht viel anfangen. Es fehlen wichtige Angaben, die es dir als Führungskraft möglich machen, die Arbeiten deiner Mitarbeiter*innen genauer einzuschätzen: Einerseits sind die Aufgaben nicht detailliert in ihre Bestandteile zerlegt und aufgeschlüsselt, andererseits gibt es keine Messungen und Aufzeichnungen zum genauen Zeitaufwand. Ist dir und deinen Mitarbeitenden nicht bekannt, wieviel Zeit ihr exakt für einzelne Aufgaben aufwendet, seid ihr nicht in der Lage, eure Zeitfresser zu identifizieren. Kennt ihr die Aufgaben und die Zeitaufwendungen dafür nicht im Detail, wisst ihr nicht, ob die Aufgaben den Personen überhaupt richtig zugeordnet sind. In der Praxis beschweren sich Mitarbeiter*innen über zu viele Aufgaben, ohne diese genau zu kennen. Überstunden fallen an, ohne dass im Detailbekannt ist, weshalb diese genau entstehen. Oft sind die Aufgaben ungerecht verteilt und die Belastung einzelner Personen lässt sich über eine bessere Verteilung der Aufgaben gleichmäßiger verteilen und reduzieren. Es gibt jedoch in vielen Fällen keine detaillierte Aufzeichnung dazu. Viele Manager*innen können nicht nachweisen, wieviel Personal sie genau für anstehende Aufgaben benötigen, weil die Dokumentation dazu fehlt oder diese zu grob gefasst und damit nicht aussagefähig ist. Pauschale Aussagen mittelmäßiger Manager*innen dazu sind: „Wir haben zu viel zu tun. Unsere Mitarbeiter*innen machen ständig Überstunden. Wir brauchen mehr Personal. Wir sind jetzt schon überfordert.“
Professionelle Führungskräfte machen ihre Hausaufgaben und können anhand durchdachter Unterlagen und regelmäßiger Aufzeichnungen belegen, aufgrund welcher Aufgaben und Zeitaufwände sie mehr Personal einstellen müssen oder im besseren Fall einsparen können. Dies erfolgt mit Hilfe einer detaillierten Aufgabenliste. Es macht gegenüber Vorgesetzten und Personalverantwortlichen einen erheblichen Unterschied, ob man eine pauschale Aussage trifft und sich wegen fehlender Arbeitskraft beklagt, oder konkret anhand stichhaltiger Unterlagen beweisen kann, warum die personellen Ressourcen nicht ausreichen. Bei einem Vorgehen mit Dokumentation der einzelnen Aufgaben in einer Aufgabenliste haben die Beteiligten die Möglichkeit, vor der Einstellung weiterer Arbeitnehmer*innen, Kosten zu reduzieren oder wegzulassen. In der Regel können Aufgaben sinnvollerweise umverteilt oder sogar weggelassen werden, wenn sich die Prioritäten ändern oder einzelne Mitarbeiter*innen zu stark belastet sind.
In Krisenzeiten, wenn aus irgendwelchen Gründen nur noch wenige Ressourcen zur Verfügung stehen, kannst du als Verantwortliche*r anhand von aktuellen Aufgabenlisten sehr schnell entscheiden. Es fällt dir leicht, zwingend notwendige Aufgaben für den Erhalt der Geschäftstätigkeit zu identifizieren und weniger wichtige für die Zeit der Krise hintenanzustellen. Das eröffnet auch in Bezug auf eventuelle Homeoffice-Vereinbarungen alle Möglichkeiten. Im Gespräch mit Mitarbeiter*innen lässt sich festlegen, welche Aufgaben sie im Betrieb und welche sie sinnvollerweise vom Homeoffice aus bearbeiten.
Voraussetzungen und Bestandteile einer Aufgabenliste
Wie sollte also eine Aufgabenliste aussehen? Welche Daten sollen von dir und deinen Mitarbeiter*innen aufgenommen und regelmäßig dokumentiert werden? Was ist wichtig und zu beachten?
Bevor du eine Dokumentation erstellst, musst du mit den Beteiligten klären, dass es sich um eine stellenbezogene anonymisierte Dokumentation und nicht um eine personenbezogene Dokumentation handelt. Eine personenbezogene Dokumentation ist aus datenschutzrechtlichen Gründen und im Rahmen der betrieblichen Mitbestimmung von Seiten des Betriebsrates bedenklich und nicht erlaubt. Eine Aufgabenliste dient nicht der Leistungskontrolle deiner Mitarbeiter*innen. Du kannst und darfst diese auch nicht im Rahmen disziplinarischer Maßnahmen einsetzen. Eine personenbezogene Leistungsbeurteilung ist im Zusammenhang mit der Aufgabenliste nicht erlaubt. Sie dient anonymisiert lediglich der Optimierung und gerechten Verteilung von Aufgaben auf Stellenniveau zwecks Minimierung der Belastung von Kolleg*innen im Team. Sie hilft bei der Beantragung weiterer dringend notwendiger Ressourcen. Kommen neue Aufgaben hinzu, können Führungskräfte und Mitarbeiter*innen die Aufwände dafür anhand der detaillierten Aufzeichnung ihrer Aufgaben besser und genauer einschätzen. Deine Mitarbeiter*innen werden dich dabei nur unterstützen, wenn du die Vorteile glaubhaft machen kannst. Ansonsten wirst du auf massive Widerstände stoßen. Es fällt Mitarbeiter*innen nicht leicht, ihre Aufgaben und Tätigkeiten im Detail zu offenbaren. Sie fürchten, ihre Komfortzone zu verlieren, wenn ihr die Aufgaben transparent aufschlüsselt.
Es ist wichtig, dass du bei der Dokumentation die sozialen Kontakte während der Arbeitszeit berücksichtigst. Das Schwätzchen zwischendurch oder andere Verschnaufpausen gehören deshalb ebenso zu den Aufgaben, wie das Telefonat mit einem Kunden oder die Bearbeitung einer Liste. Kurze Erholungspausen sind wichtig. In gut geführten Firmen mit hoher Produktivität kommt es bei Mitarbeiter*innen durchschnittlich zu etwa neunzig bis hundertzwanzig Minuten Pausen- und Erholungszeit an einem normalen Arbeitstag. Die effektive Arbeitszeit liegt damit bei ungefähr sechs Stunden. Die Kommunikation zwischendurch dient nicht nur der Kontaktpflege und Motivation. Sie bringt Entspannung und steigert damit die Leistung bei nachfolgenden Konzentrationsaufgaben. Wer die Kontakte in seiner Firma regelmäßig pflegt, kann den ein oder anderen wichtigen Gefallen bei befreundeten Kolleg*innen einfordern. Das alles verbessert euer Arbeitsergebnis. Überlegt euch gemeinsam, wie und in welcher Form ihr diese Erholungszeiten in der Aufgabenliste aufführt. Vielleicht nennt ihr sie Kurzabstimmung mit Kollegen oder Kontaktpflege mit anderen Abteilungen?
Gestaltung und Struktur der Aufgabenlisten
Die Aufgabenlisten der einzelnen Stellen sollten so gestaltet sein, dass ihr sie später auf Abteilungslevel einheitlich in einer Gesamtliste zusammenfassen könnt. Es macht keinen Sinn, wenn jeder seine Aufgabenliste in Eigenregie anlegt und bearbeitet. Es muss mit Hilfe einer einheitlich angelegten Struktur später möglich sein, alle zeitlichen Aufwände der Abteilung in Arbeitsstunden auf Abteilungsniveau abzulesen. Idealerweise legst du gemeinsam für deinen Bereich oder deine Abteilung im Dialog mit deinen Mitarbeiter*innen fest, wie das Layout der Aufgabenliste dafür mit den Daten und Inhalten gestaltet sein soll und wo ihr darauf zugreifen könnt. Die Auflistung der Aufgaben in einem Tabellenkalkulationsprogramm ist notwendig, da in der Liste Berechnungen mit Zeitaufwendungen erfolgen. Aufgaben, die bei allen Beteiligten vorkommen, wie zum Beispiel „telefonieren“, „Mails bearbeiten“ oder "Telefonate mit Kollegen" müsst ihr einheitlich formuliert an gleicher Stelle aufführen. So wird es möglich, dass ihr einzelne Zeitaufwände über das gesamte Team hinweg verfolgen könnt. Zu empfehlen ist hier eine Datei, in der ihr ein Tabellenblatt für jeder Stelle anlegt und alle Ergebnisse zusätzlich in einem Tabellenblatt als „Gesamtübersicht“ zusammenfasst. In allen Tabellenblättern führt ihr in festgelegter Abfolge zunächst die Aufgaben auf, die für alle Beteiligte gleich anfallen. Erst danach nehmt ihr die individuellen Aufgaben der jeweiligen Stelle auf. Damit ist eine Vergleichbarkeit gewährleistet und ihr könnt die Stundenaufwände in einer Gesamtauswertung für die gesamte Abteilung bis auf einzelne Aufgaben herunter berechnen.
Wenn ihr gründlich arbeiten wollt, nehmt ihr euch am besten einen halben Tag Zeit für einen Workshop und erstellt die Tabellenblätter anhand eines ersten vorbereiteten Musters gemeinsam. So seid ihr hinsichtlich der Vergleichbarkeit und der Systematik abgestimmt und jede*r weiß, was mit den aufgeführten Beschreibungen und Begriffen gemeint ist. Jede*r kann sich mit einbringen und ist dadurch besser motiviert. Du kannst zu Beginn die Vorteile der Maßnahme kommunizieren. Da jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens ihre Spezialitäten hat, gibt es für die Erstellung der Listen keine einheitliche Vorgabe. Aufgabenlisten sollten auf Abteilungslevel individuell angepasst werden.
Die ideale Vorbereitung auf diesen Workshop besteht darin, dass jede*r für sich eine Woche lang alle Aufgaben in Stichpunkten aufnimmt und den Zeitbedarf dafür festhält. Zusätzlich sollte jede*r aufschreiben, welche Aufgaben darüber hinaus zu erledigen sind, wie zum Beispiel eine monatliche Auswertung oder ein halbjährlicher Bericht. Besprechungen und Treffen gehören dazu, genauso wie Messebesuche, Weihnachtsfeiern oder andere wiederkehrende Termine im Jahresverlauf. Ihr müsst auch Tätigkeiten wie die regelmäßige Kalenderpflege oder Besorgungen mit aufnehmen. Verfolgt ihr die Aufgaben nicht im Detail, könnt ihr schnell etwas vergessen. Wer zum Beispiel jemand in der Abteilung in Urlaubszeiten vertritt, hat Zeitaufwände dafür und sollte diese ebenfalls festhalten. Solche Aufgaben werden gedanklich oft außer Acht gelassen und Vorgesetzte wundern sich, weshalb es zu Überstunden kommt und Mitarbeiter überlastet sind. Der Zeitbedarf für solche Aufgaben kann geschätzt werden, wenn es nicht möglich ist, ihn exakt aufzunehmen. Die Aufgabenliste betrachtet im Ergebnis ausnahmslos alle Stundenaufwände im Verlauf eines Geschäftsjahres. Daraus können Beteiligte den monatlichen und wöchentlichen Stundenbedarf im Durchschnitt ableiten. Nur wenn sich alle Mitarbeitenden an der Erstellung beteiligen, gelingt die lückenlose Erfassung aller Aufgaben. Die nachfolgende Tabelle zeigt ein grobes Beispiel:
Die Bestandteile der Aufgabenliste
In dieser Aufgabenliste sind die Aufgaben links in den Zeilen in zwei Kategorien eingeordnet: Zum einen in Aufgaben, die bei allen Mitarbeiter*innen gleichermaßen auftauchen und zum anderen in Aufgaben, die individuell für jede Stelle anfallen. In den Spalten rechts davon erfolgt die Einteilung der Aufgaben in ein kurzes Stichwort zur Aufgabe, in die Beschreibung der Aufgabe und in eine eventuell notwendige Bemerkung zur Aufgabe. In den folgenden Spalten erfolgt die Angabe der aufzuwendenden Minuten pro Aufgabe in einer Einteilung unterschiedlicher Zeitabschnitte. So könnt ihr später nachvollziehen, welche Aufgaben in welcher Regelmäßigkeit pro Tag, pro Woche, pro Monat, pro Quartal und ansonsten im Jahresverlauf mit welchen Zeitaufwänden anfallen. Das bietet die Möglichkeit, eventuelle Stundenfreiräume im Zeitverlauf zu identifizieren, wenn ihr nach unten in die Summenergebnisse schaut. Rechts in der Tabelle zählt ihr die Minuten zusammen und errechnet den Stundenaufwand pro Aufgabe im Jahr.
Für jede Stelle wird eine Bezeichnung im Kopf der Tabelle eingegeben ohne Nennung des Namens eines Mitarbeiters. Darüber sind die zur Verfügung stehenden Stunden aufgeführt. Im Beispiel fallen für eine Vollzeitstelle 1955 Stunden pro Jahr an. Unten rechts in der Tabelle errechnet sich aus diesem Wert und aus den tatsächlich ermittelten Stunden für die anfallenden Aufgaben die Differenz der Stunden, die für die Stelle noch zur Verfügung stehen. Im Beispiel stehen noch achthundertdreiundzwanzig Stunden offen für weitere Aufgaben. Darüber hinaus müsst ihr das Aktualisierungsdatum in der Aufgabenliste vermerken, die von den dafür zuständigen Stelleninhaber*innen regelmäßig gepflegt werden sollte. So kannst du als Vorgesetzter sehen, wie aktuell deine Mitarbeiter*innen die Aufgabenlisten auf Stellenniveau halten. Zwecks genauer Berechnung der Zeitaufwände müsst ihr pro Stelle ein Tabellenblatt einrichten, deren Ergebnisse dann in der bereits erwähnten Gesamtauswertung zusammenlaufen.
Im Ergebnis wird es euch leicht fallen, jede Art von Aufgaben- und Personalveränderung zeitnah im Zusammenspiel der Abteilungsaufgaben zu beurteilen und anzupassen. Gegenüber deinen Vorgesetzten und der Personalabteilung seid ihr jederzeit aussagefähig und könnt flexibel arbeiten. Das wirkt auf Außenstehende sehr professionell.