Wie setze ich ein Thema im Job?

Beachte die vier wichtigen Schritte vor der Umsetzung eines Themas im Job.

Viele jüngere Führungskräfte wissen nicht genau, wie sie eine Idee, ein Thema oder ein Projekt erfolgreich in die Tat umsetzen können. Wie gehe ich vor? Wen spreche ich wann an? Worauf muss ich achten? Im Prinzip greifen hier ähnliche Maßnahmen, wie die, die man auch zu Beginn eines Projektes im Rahmen einer Projektbeschreibung ergreift. Es kommt jedoch vorab etwas sehr Wichtiges hinzu: Beteiligte wie Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen, Vorgesetzte und Externe müssen schon weit vorher mit ins Boot genommen werden. Das geschieht in vier Schritten:

1. Identifikation der Beteiligten und suchen nach Befürworter:innen

Um ein Thema erfolgreich umzusetzen, brauchst du Befürworter:innen auf allen Ebenen, so dass möglichst keine oder nur wenige Gegner:innen oder Konkurrent:innen für dein Vorhaben existieren. Ohne Befürworter:innen wird es dir nicht gelingen, mit deinem Thema Fuß zu fassen. Du solltest zu Beginn mit Personen arbeiten, die dir wohl gesonnen sind. Grob überschlagen hast du im Job mit drei Arten von Personen zu tun, die man im beruflichen Kontext folgendermaßen einordnen kann:

Die Mitmacher:innen

Etwa ein Drittel deiner Ansprechpartner:innen sind sofort Feuer und Flamme, finden deine Idee gut und werden dich unterstützen. Das sind die Enthusiasten unter der Belegschaft, die Veränderung mögen und gerne neue Dinge in Angriff nehmen. Sie bleiben jedoch nicht immer lange dabei.

Die Zögerlichen

Ein Drittel der Beteiligten finden deine Idee weder gut noch schlecht und warten erstmal ab. Ihnen ist wichtig, erstmal zu beobachten, um nicht zu viel Energie mit einem Thema zu verschwenden, das am Ende vielleicht doch nichts bringt. Haben diese Menschen sich entschieden, kannst du mit ihrem Engagement rechnen.

Die Verweigerer:innen (Besitzstandswahrer:innen)

Ein Drittel verweigert sich und oder betreibt Besitzstandswahrung. "Warum etwas Neues in die Wege leiten? Das klappt doch sowieso nicht. Das hatten wir doch schon." sind typische Aussagen. Diese Personen blockieren lieber, als einer neuen Idee eine Chance zu geben. Dahinter steht oft die Angst vor Veränderung oder schlichtweg Bequemlichkeit. Zu den Verweigerer:innen gehören leider auch Personen, die in direkter Konkurrenz zu dir und deinem Thema stehen und nicht gerne sehen, wenn du erfolgreich bist.

Bevor du dein Thema vorbringst, solltest du dir im ersten Schritt überlegen, wer genau später daran beteiligt ist und wo er oder sie nach dieser Einteilung einzuordnen ist. Erst danach kannst du entsprechende Schritte hinsichtlich der Kommunikation einleiten:

2. Kommunikation der Idee oder des Themas nach Einordnung der Beteiligten

Das Thema bei Freunden gedanklich setzen, ansprechen und Meinungen sammeln.

Bei der Kommunikation musst du darauf achten, dass du dein Thema gedanklich schon Monate vor deinem eigentlichen Vorhaben in die Köpfe der wichtigen Personen setzt, ohne zu viel darüber preiszugeben. Die Idee wird damit von deiner Seite aus gedanklich vorbereitet. Das funktioniert am besten mit der Gruppe der Mitmacher:innen, aber auch mit den Zögerlichen. Hier solltest du schon weit im Vorfeld in verschiedenen Besprechungen andeuten, was du vorhast, und verschiedene Meinungen dazu sammeln. Es macht Sinn, die Beteiligten danach zu fragen, was sie von der Idee halten, um ein Stimmungsbild zu bekommen. Achte darauf, dass diese Gespräche vertraulichen Charakter haben, so dass im ersten Schritt Personen aus der dritten Gruppe — der Gegner:innen und Verweigerer:innen — nichts oder nicht viel davon erfahren.

Die Idee mit einer Dreihundertsechzig-Grad-Sicht verfestigen.

Über die Hinweise, die du darüber bekommst, kannst du deine Idee korrigieren. Hier musst du mit Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten, Kolleg:innen und eventuellen Dienstleister:innen oder Berater:innen sprechen, um eine Dreihundertsechzig-Grad-Sicht auf deine Idee zu bekommen. Im Rahmen dieser ersten lockeren Gespräche verfestigt sich deine Idee, ohne dass du sie bereits in Angriff nimmst.

Der Idee einen Namen geben.

Wenn du sicher bist, dass deine Idee Substanz hat und Erfolg verspricht, solltest du ihr einen Namen geben. Am besten einen, der die Beteiligten neugierig macht und zum Unternehmen passt. Der Name muss nicht unbedingt preisgeben worum es geht. Ein Deckname wie “Projekt X“ oder „Projekt 2025“ macht neugierig. Wenn der Begriff beiläufig erwähnt wird, fragen sich die Leute, worum es dabei geht. Sobald du deiner Idee einen Namen gegeben hast, musst du beschleunigt vorgehen und deine Idee sattelfest mit den bisher Beteiligten ausformulieren.

Wichtig ist, dass du deine Vorgesetzten darüber informierst und diese bezüglich der Ausarbeitung laufend unterrichtest. Ideal ist, wenn dein:e Vorgesetzte:r den Namen deines Projektes ebenfalls schon mit in Umlauf bringt und von seiner:iher Seite aus weiter oben platziert und erwähnt. Dadurch merken eventuelle Gegner, dass du Unterstützung auf höherer Ebene für dein Thema hast.

Ist der Name oft genug gefallen und gab es schon ein wenig Hintergrundinformation dazu, haben sich die Beteiligten daran gewöhnt, bevor die Idee in die Phase der Umsetzung geht. Das Thema ist quasi gesetzt, ohne dass dafür eine Ausarbeitung notwendig ist. Es kommt Betroffenen aufgrund der wiederholten Erwähnung bereits bekannt vor. Die Verweigerungshaltung sinkt, weil sich die Menschen bereits daran gewöhnt haben. Es geht nicht mehr um eine Unbekannte.

3. Ausarbeitung der Projektunterlagen und/oder Formulierung von Maßnahmen

Danach geht es darum, dass du Unterlagen vorbereitest, die deine Idee so plausibel und überzeugend darstellen, dass sie von Verweigerer:innen oder Gegner:innen nicht zerstört werden kann. Deine Unterlagen müssen deren Kritik und der deiner Vorgesetzten standhalten. Bei der Erstellung empfehle ich dir die Einhaltung der vorgegebenen Struktur nach den Projektrichtlinien deines Unternehmens.

4. Gegner:innen und Verweigerer:innen mit ins Boot holen

Einzelgespräche mit Gegner:innen und Verweigerer:innen führen.

Es wird dir nicht gelingen, für dein Thema alle Beteiligten mit ins Boot zu nehmen. Wenn du dir jedoch die Mühe machst, deine Widersacher:innen im persönlichen Gespräch anhand der Unterlagen ins Bild zu setzen und sie persönlich um Hilfe und Unterstützung bittest, wird das Eindruck hinterlassen. Sprich also mit den negativ eingestellten Personen, nimm ihre Bedenken auf und ergänze deine Unterlagen dahingehend, ohne dein Ziel aus den Augen zu verlieren. Denke daran, dass Kritik immer eine Berechtigung hat, wenn nachvollziehbare Argumente dahinterstehen.

Später kannst du bei einer Präsentation des Themas in der Öffentlichkeit oder bei Vorgesetzten erwähnen, dass auch kritische Personen vor der Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite gestanden haben und ihre Bedenken selbstverständlich mit aufgenommen wurden. So kannst du einen Teil der negativ eingestellten Personen mit auf deine Seite ziehen. In der Regel wird sich niemand selbst kritisieren, der mit öffentlicher Bekanntgabe an einem Thema zumindest beratend beteiligt ist oder war.

Wenn du geübter in diesem Verfahren bist, kannst du Verweigerer:innen und Gegner:innen schon früher mit einbeziehen. Du musst jedoch damit rechnen, dass dein Thema über diese Personen sofort vom Tisch gewischt wird, ohne dass es eine reelle Chance bekommt – ganz besonders, wenn es um Entscheider:innen mit anderer Vorstellung geht.

Den:die Vorgesetzte:n um Hilfe bitten.

Bei notorischen Verweigerer:innen und Gegner:innen kannst du zusätzlich deine:n Vorgesetzte:n um Hilfe bitten. Manchmal ist es unumgänglich, ein Thema über die Köpfe dieser Menschen hinweg umzusetzen. Dann ist dein Chef gefordert, die Dinge im Rahmen seiner Funktionsmacht entsprechend anzuordnen. Rechne jedoch damit, dass deine Kritiker:innen alles daransetzen werden, dein Thema zu blockieren. Grundsätzlich ist es besser, möglichst viele Befürworter:innen für deine Sache zu gewinnen.

Erst nach diesen Maßnahmen kann es in die Umsetzung gehen. Eine frühzeitige und durchdachte Kommunikation in festgelegten Schritten ist Wegbereiter für den Erfolg. Starte nicht mit einem Thema oder einem Projekt, ohne Kommunikation und ausreichende Unterstützung der Beteiligten. Erst wenn die maximale Zahl an Unterstützer:innen erreicht ist, kann es losgehen. Damit stellst du sicher, dass dein Projekt nicht schon vor oder während der Umsetzungsphase korrumpiert werden kann.